FUNGSI & TUGAS SEKRETARIS DALAM ORGANISASI

" PENGERTIAN SEKRETARIS "

Sekretaris Berasal Dari bahasa latin “Secretum” Yang memiliki arti rahasia, atau Seseorang Yang mengetahui, memiliki SEMUA rahasia Organisasi. Membantu seorang sekretaris untuk membantu orang lain.

* FUNGSI SEKRETARIS

- Fungsi Primer

Fungsi utama dari sekretaris adalah fungsi administrasi yang menunjang kegiatan organisasi seperti administrasi surat baik keluar masuk, pengarsipan data-data, agenda agenda kegiatan, agenda rapat dan hal-hal lain yang terkait ke dalam organisasi.

- Fungsi Sekunder

Fungsi kedua adalah fungsi kepanjangan tangan pemimpin atau ketua organisasi untuk anggota organisasi, dalam hal ini terkait aktivitas anggota, menjadi jembatan penghubung anggota dengan pemimpin dan jalur aspirasi anggota ke pemimpin atau pemimpin ke anggota.

* TUGAS SEKRETARIS SECARA UMUM :

1. Membantu Tugas Ketua atau Pemimpin.

2. Menerima Surat Masuk.

3. Membuat Surat dengan Organisasi atau lembaga lain.

4. Membuat proposal kerjasama atau penawaran.

5. Rapat jadwal Rapat organisasi.

6. Mewakili Ketua / Pemimpin saat tidak ada dan sebagainya yang akan bahas bersama-sama.

* PERAN SEKRETARIS ORGANISASI

Ibarat sebuah film Sekretaris adalah salah satu tokoh yang memiliki tanggung jawab besar terhadap pimpinan dan anggota di mana seorang sekretaris dituntut untuk selalu KOMUNIKATIF dan menjadi penunjang dalam suatu organisasi.


* PERAN SEKRETARIS TERHADAP PIMPINAN

1. Sekretaris berperan sebagai penghubung antara pemimpin dengan orang / organisasi lain baik melalui surat, telepon atau media lain. Jadi semuanya sekretaris yang menerima.

2. Menjadi sumber informasi dan penunjang bagi pemimpin.

3. Sebagai perpanjangan tangan pemimpin kepada anggota.

4. Sebagai Wakil (alternatif) berpikir Pemimpin saat situasi tertentu.


* PERAN SEKRETARIS TERHADAP ANGGOTA

1. Sebagai penghubung antara Anggota dengan Pemimpin.

2. Menjadi pengawas, motivasi, dan kebijakan atas kinerja anggota dalam organisasi sebagai bentuk perpanjangan tangan pemimpin.

* TUGAS POKOK 

• Mengenai Perintah Pimpinan

Sebagai bawahan pemimpin sekretaris memiliki keharusan untuk menjalankan perintah pemimpin dalam rangka menjalankan organisasi.

1. mencari informasi

2. mengumpulkan data

3. membuatkan naskah pidato, dll.

• Membantu Pekerjaan Pimpinan

Sekretaris juga harus membantu pekerjaan pemimpin seperti mendukung pemimpin memimpin pertemuan berhalangan hadir, mendukung dan memastikan program kerja organisasi berjalan sesuai dengan rencana.

• Penghubung Antara Pemimpin dan Anggota

Sekretaris berkewajiban menyampaikan kebijakan (yang perlu diakui) kepada anggota melalui selebaran via siaran pesan. Ataupun sebaliknya, menyampaikan kritik, saran atau aspirasi dari anggota kepada pemimpin.

• Penghubung Pemimpin dengan Orang di Luar Organisasi

Seorang sekretaris memiliki pintu gerbang kompilasi orang atau organisasi lain yang meminta bantuan atau bertemu dengan pemimpin.

• Melakukan korespondensi melakukan 

Korespondensi meminta sekretaris menyetujui dan menerima surat yang datang ke organisasi sebelum atau didisposisikan kepada pemimpin / kebagian / divisi lain dalam organisasi untuk ditindak lanjuti, menerima surat, sekretaris juga dapat membuat surat pengaduan yang dibutuhkan.

• PENGARSIPAN

Mengarsipkan dokumen-dokumen penting seperti proposal, surat masuk, surat keluar dan dokumen lain yang dianggap penting.

• MENGATUR JADWAL

Menyusun Jadwal Pertemuan atau Rapat pengurus Beroperasi periodik untuk review membahas Perkembangan Program kerja pengurus. Sekretaris juga mengatur jadwal pertemuan pimpinan dengan organisasi lain.

• KREATIF

Tugas kreatif sekretaris ini berkaitan dengan aspek penunjang yang mendukung pemimpin atau menyelamatkan keadaan dan unik Seperti:

1. Menyiapkan rencana kerja.

2. Menyusun poin-poin yang akan dibahas dalam rapat

3. Hingga kebijakan-kebijakan yang mendesak.

* TUJUAN SEKRETARIS

1. Bertanggung jawab dalam memastikan kelancaran kegiatan dalam organisasi yang sesuai dengan progam yang dicanangkan.

2. Sebagai Sumber informasi untuk pemimpin atau tempat untuk jajak pendapat.

3. Membantu tugas pemimpin Sebagai Media Penghubung antara pemimpin dan anggota

4. Sebagai media penghubung dengan organisasi lain.

5. Sebagai media perekam, pengingat dan penyimpan suatu kegiatan organisasi.

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

TUGAS BENDAHARA DALAM ORGANISASI

Bendahara merupakan staf kepengurusan harian organisasi yang membidangi segala macam administrasi keuangan sekaligus tata kelola keuangan dari organisasi yang bersangkutan. Jika kantor, ya tata kelola keuangan kantor. Jika bendahara sekolah, ya bertugas sebagai administrasi keuangan sekolah. Bendahara berada dalam naungan PTPK yang singkatan dari Pelaksana Teknis Pengelolaan Keuangan. Regulasi lengkap dengan pasal-pasal tentang bendahara juga ada di sana. Menurut PTPK, bendahara adalah unsur di dalam organisasi yang membantu kepala atau ketua untuk melakukan pengelolaan keuangan beserta aktivitas terkait keuangan. Menurut definisi ini, sudah jelas kalau tugas bendahara tidak hanya mencatat pengeluaran dan pemasukan saja. Lebih jauh dari itu, mereka juga harus ikut membantu merencanakan program keuangan sekaligus melakukan sinergi dengan jabatan lain dalam soal pengadaan. Organisasi akan “bubar” jika tidak ada sistem keuangan yang bagus. Karena tidak dipungkiri, uang adalah ruh setiap p...
Baca selengkapnya